ประเภทของข้อมูล Microsoft Excel

ประเภทของข้อมูล

ประเภทของข้อมูลที่ใช้ใน Microsoft Excel 2007 นั้นมีหลายประเภทขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการใช้

งาน ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ 4 ประเภทคือ

ข้อมูลประเภทตัวอักษร (Text)

เป็นข้อมูลที่มีการแสดงผลอยู่ในรูปของตัวอักษร เช่น ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู่ หรือตัวเลขที่ไม่ถูกนำมาใช้

ทางการคำนวณเช่น หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน, รหัสไปรษณีย์ หรือหมายเลขโทรศัพท์ เป็นต้น โดย

ข้อมูลชนิดตัวอักษรจะมีลักษณะของข้อมูล ดังนี้

 ประกอบด้วยตัวอักษร (ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ) ตัวเลข และอักขระอื่นๆ

 โดยค่าปกติ (Default) ถูกจัดให้ชิดซ้ายของเซลล์

 ไม่สามารถนำมาคำนวณได้

เกร็ดเล็ก เกร็ดน้อย :

ถ้ามีข้อมูลที่เป็นตัวเลข สูตร หรือวันที่ แล้วต้องการเปลี่ยนให้เป็นชนิดตัวอักษรให้ใส่เครื่องหมาย ’

(Single Quote) นำหน้าตัวเลขชุดนั้น จะทำให้สามารถนำมาคำนวณได้

ข้อมูลประเภทตัวเลข (Number)

เป็นข้อมูลที่มีเฉพาะตัวเลข มีสัญลักษณ์พิเศษทางคณิตศาสตร์ หรือการเงินประกอบ ข้อมูลประเภทนี้

สามารถนำมาใช้ในการคำนวณเช่น ราคา, จำนวน หรือคะแนน เป็นต้น โดยจะมีลักษณะของข้อมูล ดังนี้

 ด้วยตัวเลข 0 – 9 หรือมีสัญลักษณ์พิเศษ เช่น + - * / ( ) , $ . E เป็นส่วนประกอบ

 โดยค่าปกติ (Default) ถูกจัดให้ชิดขวาของเซลล์

 โปรแกรมไม่สนใจเครื่องหมาย + และตัวเลข 0 ที่อยู่หน้าสุดของชุดตัวเลข

 ตัวเลขที่ติดค่าลบต้องพิมพ์เครื่องหมาย – ไว้หน้าตัวเลขนั้นหรือมีวงเล็บประกอบ

ถ้าตัวเลขที่มีเครื่องหมาย % ต่อท้าย ค่าจริงของตัวเลขจะถูกหารด้วย 100 แต่บนจอภาพจะแสดงค่า

เหมือนตัวเลขที่พิมพ์เข้าไป

 สามารถพิมพ์ข้อมูลในรูปของ Exponential เช่น 2.5E+04 เท่า 2.5 X 104

เครื่องหมายจุด (.) ถือว่าเป็นตัวเลขทศนิยม

ข้อมูลประเภทวันที่ (Date)

เป็นข้อมูลที่ลักษณะเป็นวันที่ โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบวันที่สากล คือ ปีคริสตศักราชเสมอ ดังนั้น

การใส่ข้อมูลประเภทนี้ให้เป็นปีพุทธศักราช จำเป็นต้องใส่รูปแบบของปีอย่างสมบูรณ์ ดังตัวอย่าง 03/04/2519

จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ปี 2519 หากใส่ข้อมูล 03/04/19 จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ปี

1919 แทน

13

ข้อมูลประเภทเวลา (Time)

เป็นข้อมูลที่ลักษณะเป็นเวลา โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบของ ชั่วโมง : คั่นด้วยเครื่องหมาย :

(Colon) ตามด้วยนาที คั่นด้วยเครื่องหมาย : และวินาทีตามลำดับ แต่หากเมื่อดูที่แถบสูตรจะเห็นเป็นเวลาใน

รูปแบบที่แสดง AM และ PM

การจัดการ Worksheet

Microsoft Office Excel 2007 นั้นเมื่อสร้าง Workbook ใหม่ขึ้นมาจะมีจำนวน Worksheet ให้ใช้งาน

จำนวน 3 Worksheet ซึ่งจำนวน Worksheet ที่ใช้งานในแต่ละงานนั้นอาจมีความจำเป็นไม่เท่ากัน งานบางงาน

มีความจำเป็นต้องใช้ Worksheet เป็นจำนวนมาก งานบางงานมีความจำเป็นต้องใช้ Worksheet น้อย ดังนั้น

เพื่อการจัดการ Worksheet ให้ตรงกับความต้องการมากที่สุด เราควรออกแบบ Workbook ให้มีจำนวน

Worksheet ที่เหมาะสมเพียงพอต่อการใช้งาน

การเพิ่ม Worksheet (Insert)

การเพิ่ม Worksheet สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

 คลิกแท็บ Insert Worksheet ที่ Sheet Tab สุดท้าย

 หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ตำแหน่งที่ต้องการเพิ่ม Worksheet

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Insert

4. เลือก Worksheet

5. กดปุ่ม OK

การลบ Worksheet (Delete)

การลบ Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการลบ

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Delete

เกร็ดเล็ก เกร็ดน้อย :

สามารถลบ Worksheet พร้อมกันได้ Worksheet เพียงเลือกกลุ่มของ Worksheet ที่ต้องการโดยกด

ปุ่ม Shift หรือ ปุ่ม Ctrl

การเปลี่ยนชื่อ Worksheet (Rename)

การเปลี่ยนชื่อ Worksheet สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

 ดับเบิลคลิก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ

 หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ

14

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Rename

การเปลี่ยนสี Worksheet

การที่เรากำหนดสีให้ Worksheet สามารถทำให้เราเลือก และค้นหา Worksheet ได้รวดเร็วขึ้นซึ่งการ

เปลี่ยนสี Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

 ดับเบิลคลิก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนสี

 หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนสี

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Tab Color

4. เลือกสีที่ต้องการ

การย้าย หรือคัดลอก Worksheet (Move or Copy)

เราสามารถจัดเรียงลำดับของ Worksheet ใหม่ได้ตามต้องการซึ่งการย้าย หรือคัดลอก Worksheet

สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

 เลือก Sheet Tab ที่ต้องการ คลิกเมาท์ค้างไว้ และย้ายไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

 หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการย้าย

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Move or Copy

4. เลือกตำแหน่งที่ต้องการ (หากต้องการคัดลอก Worksheet ให้เลือกเครื่องหมายถูกที่หน้า

Create a copy)

การซ่อน Worksheet (Hide)

การซ่อน Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการซ่อน

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Hide

การยกเลิกการซ่อน Worksheet (Unhide)

การยกเลิกการซ่อน Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกเมาท์ขวาที่ Sheet Tab ที่ใดๆ

2. เลือก Unhide

3. เลือก Worksheet ที่ต้องการยกเลิกการซ่อน

 

การแบ่ง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอน (Split)

งานบางประเภทนั้นมีข้อมูลอยู่ใน Worksheet จำนวนมาก บางครั้งมีความจำเป็นต้องแสดงผลข้อมูล

ของแถว หรือคอลัมน์ที่ห่างกันมากให้แสดงผลภายในหน้าเดียวกันซึ่งเราสามารถทำได้โดยการแบ่ง Worksheet

ในแนวตั้ง หรือแนวนอน การแบ่ง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอนสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือกแถว หรือคอลัมน์ที่ต้องการแบ่งหน้าจอ

2. เลือกแท็บ View

3. เลือกเครื่องมือ Split

4. หากต้องการยกเลิกการแบ่ง Worksheet ให้ดับเบิลคลิกที่เส้นแบ่ง Worksheet

การตรึง Worksheet (Freeze Panes)

การตรึง Worksheet ทำเพื่อตรึงแถว หรือคอลัมน์ให้แสดงผลคงที่เพื่อง่ายต่อการทำงานกับข้อมูล

จำนวนมาก คล้ายกับการแบ่ง Worksheet ซึ่งสามารถทำได้ 3 แบบคือ

 Freeze Panes : คือ การตรึงแนวแถวบน และคอลัมน์ทางซ้ายมือของเซลที่เลือกไว้

 Freeze Top Row : คือ การตรึงแถวบนสุด แถวที่ 1 ของ Worksheet

 Freeze Fisrt Column : คือ การตรึงคอลัมน์แรก หรือคอลัมน์ A ของ Worksheet

การยกเลิกการตรึง Worksheet (Unfreezes Panes)

การยกเลิกการตรึง Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือกแท็บ View

2. เลือกเครื่องมือ Freeze Panes

3. เลือก Unfreeze Panes

  อ้างอิงโดย http://tulip.bu.ac.th/~kittiwat.p/images/stories/excel.pdf