การใช้ Microsoft Excel
โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น Spread Sheet
ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์
ในแต่ละช่องตาราง หรือ Cell จะบรรจุข้อมูลต่าง ๆ เราพิมพ์ข้อมูลลงในช่องตาราง แต่ละช่องl เช่นพิมพ์ข้อความ พิมพ์ตัวเลข เป็นต้น เมื่อเวลาจะอ้างอิงถึงข้อมูล เราก็อ้างอิงถึง ช่องตาราง โดยการระบุ คอลัมน์และแถว เช่น B4 หมายถึงช่องตารางที่ตรงกับ คอลัมน์ B และ แถวที่ 4 ดังภาพ
หน้าจอของ MS Excel 2010
หน้าจอของ Excel 2010 มีส่วนประกอบหลักที่ควรรู้จัก ดังนี้ ส่วนบนของหน้าจอคือแถบริบบิ้น ซึ่งประกอบไปด้วย แท็บต่าง ๆ โดยปกติจะมี จำนวน 7 แท็บ ได้แก่ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง และในแต่ละแท็บ จะประกอบไปด้วยกลุ่มต่าง ๆ ซึ่งจะมีคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกัน รวมอยู่ในกลุ่มเดียวกัน ดังภาพ
- แฟ้ม แท็บแฟ้ม เป็นแท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนริบบิ้นเพราะใช้จัดการเกี่ยวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เช่น การเปิด-ปิดไฟล์ การสร้างไฟล์ใหม่ การบันทึกไฟล์ ตลอดจนการตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ เป็นต้น
- หน้าแรก เป็นแท็บที่รวมลักษณะการใช้งานทั่ว ๆ ไป เช่น การคัดลอก การวาง การกำหนดตัวอักษร การจัดรูปแบบ การกรองข้อมูล ตลอดจนการค้นหาข้อมูล เป็นต้น
- แทรก เป็นแท็บสำหรับแทรก ตาราง ภาพ รูปร่างอัตโนมัติ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ การเชื่อมโยง เป็นต้น
- เค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บสำหรับการตั้งค่ากระดาษเพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตั้งระยะขอบกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษ พิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น
- สูตร ใช้แท็บนี้เมื่อต้องการคำนวณค่าต่าง ๆ เช่น การรวม การเรียกใช้สูตรของ Excel เป็นต้น
- ข้อมูล แท็บนี้ใช้สาหรับการรับข้อมูลจากภายนอกเพื่อมาวิเคราะห์ใน Excel เช่น นาข้อมูลจาก ฐานข้อมูล Access เป็นต้น นอกจากนี้ ยังใช้สำหรับการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ๆ เช่น การเรียงข้อมูล การกรองข้อมูล การจัดกลุ่มข้อมูล เป็นต้น
- ตรวจทาน เป็นแท็บหรับการตรวจตัวสะกดการันต์ ตลอดจนการจัดการเกี่ยวกับแผ่นงาน เช่น การป้องกันการแก้ไขข้อมูลบนแผ่นงาน เป็นต้น
- มุมมอง เป็นแท็บสำหรับแสดงแผ่นงานในมุมมองต่าง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน้า กำหนดให้มีหรือไม่มีเส้นตาราง ย่อ/ขยาย ตลอดจนการแบ่งหน้าจอออกเป็นส่วน ๆ เป็นต้น
การป้อนข้อมูลลงเซลล์
ข้อมูลในเซลล์ มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สำหรับข้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ ดังนั้น ถ้าต้องการนำตัวเลขไปคำนวณ ต้องพิมพ์ตัวเลขนั้น ๆ ในเซลล์ของตัวเอง และอ้างถึงในการคำนวณการป้อนข้อมูลลงใน Cell ทำได้ ดังนี้
- นำเคอร์เซอร์ไปที่ cell A1 แล้วคลิก 1 ครั้ง
- พิมพ์คำว่า วราวรรณ ในช่อง A1
- ถ้าพิมพ์ผิด ให้กดปุ่ม Backspace เพื่อลบทีละตัวอักษร และพิมพ์ใหม่
- พิมพ์เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
การลบข้อมูล
การลบข้อมูลจะทำให้ข้อมูลนั้นหายไป และข้อมูลที่อยู่ในเซลล์อื่นมาแทนที่ ดังตัวอย่างต่อไปนี้- พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้
- คลิกเลือก เซลล์ A2
- บนแถบไปที่แท็บหน้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ลบ ดังภาพ
- ข้อมูลจะปรากฏ ดังนี้
- จะเห็นว่า ชื่อสมศักดิ์หายไป และข้อมูลเลื่อนขึ้นมาแทนที่ (ถ้าสังเกตให้ดี จะเห็นว่า ข้อมูลเกิดการผิดพลาด ข้อมูลเดิม วิศนุ อายุ 30 เมื่อลบสมศักดิ์ออกไป ทำให้ข้อมูลเลื่อนในเซลล์ข้างล่างขึ้นมาแทนที่)
การล้างข้อมูล
- พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้
- คลิกเลือก เซลล์ A2
- บนแถบไปที่แท็บหน้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ล้าง ดังภาพ
- คลิกล้างทั้งหมด จะได้ผลดังนี้
การคัดลอกและการวางข้อมูล
- พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ตามตำแหน่งดังภาพ
- ใช้เมาส์ลากตั้งแต่ A1 ถึง D4 (A1:D4) เพื่อกำหนดบริเวณที่ต้องการคัดลอก (หรือ คลิกเมาส์ภายในบริเวณข้อมูล แล้วกด Ctrl + * ก็ได้)
- ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคำสั่ง คัดลอก
- จะเกิดเส้นประ เหมือนมดเดินรอบ ๆ บริเวณที่เลือก
- นำเมาส์ไปวางบริเวณที่ต้องการวางส่วนที่คัดลอกนี้ เช่น B6
- แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคำสั่ง วาง
- ข้อความที่คัดลอกจะมาปรากฏ ดังภาพ
- สังเกตุดูที่มุมล่างด้านขวา จะเห็นมีปุ่มทางลัด (Shortcut) ให้คลิกที่ลูกศร หรือกดปุ่ม Ctrl
- จะเกิดตัวเลือกในการวางอีกหลายลักษณะ ดังนี้
- วาง เป็นการวางแบบปกติ ถ้าข้อมูลที่คัดลอกเป็นสูตรจะคัดลอกสูตรและมีการปรับปรุงการอ้างอิงตามลักษณะของสูตรนั้น นอกจากนั้นยังมีตัวเลือกอื่นเช่น วางโดยไม่มีเส้นตาราง หรือวางแบบสลับแถวและคอลัมน์ เป็นต้น
- วางค่า เป็นการคัดลอกและวางสิ่งที่เห็นปรากฏในเซลล์นั้น ๆ ถ้าเซลล์นั้นมีสูตร Excel จะตัดสูตรออกไป เหมือนการพิมพ์ป้อนข้อความตามปกติ
- ตัวเลือกการวางอื่น ๆ สามารถวางแบบเชื่อมโยง หรือ วางเป็นภาพ เพื่อนำไปใช้เป็นกราฟิกประกอบโปรแกรมอื่น หรือเพื่อการนำเสนองาน เป็นต้น
การย้ายข้อมูล
การย้ายข้อมูล ในกรณีที่จะย้ายข้อมูล ให้ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการย้ายเสียก่อน จากนั้น จึงใช้เมาส์คลิกที่ขอบ แล้วลากไปยังตำแน่งที่ต้องการ
ตัวอย่าง
ที่เซลล์ B2 ถึง B5 (B2:B5) มีชื่อ 4 ชื่อ ต้องการย้ายข้อมูลนี้ ไปยังตำแหน่ง C2 ถึง C5 ทำได้ดังนี้
ในการจัดทำแบบฟอร์มตาราง มักจะต้องมีการจัดความกว้างของคอลัมน์หลายคอลัมน์ให้เท่า ๆ กัน เช่น ตารางปฏิบัติงานล่วงเวลา ตารางคะแนนนักเรียน เป็นต้น การจัดความกว้างของคอลัมน์หลาย ๆ คอลัมน์ มีดังนี้- เลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการย้าย โดยใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B2 คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง B5 แล้วปล่อยเมาส์
- นำเคอร์เซอร์ไปวางที่เส้นขอบ จะเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปเป็นลูกศร สี่ทิศทาง แสดงว่าเคลื่อนย้ายได้
- กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปที่ตำแหน่งที่ต้องการย้าย ในที่นี้คือ คอลัมน์ C ขอให้สังเกต กรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งจะเป็นบริเวณที่ข้อมูลที่ถูกย้ายจะมาปรากฎ
- ปล่อยเมาส์ ข้อมูลจะถูกย้ายตามที่ต้องการ
การปรับความกว้างของคอลัมน์
การปรับความกว้างคอลัมน์เดียว
ในการทำงานกับ Excel มักจะมีการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ เช่น แบบฟอร์ม ตารางต่าง ๆ เป็นต้น- ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว ดังภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ
- ถ้าในกรณีที่ข้อมูลตัวเลขในช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่หัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดับเบิ้ลคลิกที่หัวของคอลัมน์ ก็ได้
- ถ้าต้องการให้ขยายความกว้างของเซลล์ให้ครอบคลุมความยาวของข้อมูลในทุกเซลล์ของคอลัมน์นั้น ๆ ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่บริเวณหัวของคอลัมน์และเมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว ให้ดับเบิ้ลคลิก ดังภาพ
- จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่ครอบคลุมความยาวของข้อมูลที่มีในคอลัมน์นั้น เช่น
การปรับความกว้างหลายคอลัมน์
- เลือกคอลัมน์ที่ต้องการทำให้ความกว้างเท่ากัน โดยคลิกและลากบริเวณหัวคอลัมน์
- ปรับความกว้างของคอลัมน์ ดังภาพ
- เมื่อปล่อยเมาส์จะได้คอลัมน์ที่เท่ากันตามที่เลือก
การปรับความสูงของแถว
การปรับความสูงของแถว ทำเช่นเดียวกับการปรับความกว้างของคอลัมน์ คือนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่หัวแถว และลากเพื่อกำหนดความสูง ดังภาพ
อ้างอิงโดย
โดย นฤมล อันตะริกานนท์
0 ความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น
สมัครสมาชิก ส่งความคิดเห็น [Atom]
<< หน้าแรก