โปรแกรมสำเร็จรูป Microsoft Excel

โปรแกรมสำเร็จรูป Microsoft Excel

                                โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่เหมาะกับงานทางด้าน การคำนวณ การตีตาราง การหาค่าสูตรต่าง ๆ ตลอดจนสามารถนำข้อมูล ไปสร้างเป็นกราฟ เพื่อแสดงแผนภูมิต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี อีกทั้งถ้าเรามีการเปลี่ยนแปลงตัวเลขใด ๆ โปรแกรมก็จะทำการคำนวณ สูตรที่เชื่อมโยงกับตัวเลขนั้น ๆ ให้โดยอัตโนมัติ

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel

1.       คลิ๊กที่ปุ่ม Start

2.       เลื่อนขึ้นไปที่หัวข้อ Program

3.       เลื่อนมาด้านขวา คลิ๊กที่โปรแกรม Microsoft Excel

ส่วนประกอบต่าง ๆ ของหน้าจอโปรแกรม Microsoft Excel

1.       เมื่อเปิดโปรแกรมมาแล้ว จะเห็นว่าหน้าจอจะตีตารางเป็นช่อง ๆ เราเรียกว่า กระดาษทำการ Work Sheet

2.       ด้านบนที่เห็นเป็นตัวอักษร A , B , C , D , E , …….. เป็นการแบ่งแนวตั้งเราเรียกว่า คอลัมน์ Column

3.       ด้านซ้ายที่เห็นเป็นตัวเลข 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , ………… เป็นการแบ่งแนวนอนเราเรียกว่า แถว Row

4.       จุดตัดระหว่าง คอลัมน์ กับ แถว เราเรียกว่า เซลล์ Cell

5.       ที่ Cell A1 จะมีกรอบสีดำเข้ม สามารถเลื่อนไปยัง Cell ต่าง ๆ ได้ เราเรียกว่า ตัวชี้ตำแหน่งเซลล์ ปัจจุบันที่ใช้งานอยู่ Cell Pointer

การเลื่อน Cell Pointer

1.       ใช้เม้าส์คลิ๊กที่ เซลล์ ที่เราต้องการเลื่อน

2.       ใช้ลูกศร สี่ทิศ ที่แป้นพิมพ์ในการเลื่อน

3.       ใช้ปุ่ม Ctrl + Home เพื่อเลื่อนกลับมาที่ เซลล์ A1

4.       ใช้ปุ่ม Ctrl + ลูกศร ขวา เพื่อเลื่อนมา คอลัมน์ ขวาสุด

5.       ใช้ปุ่ม Ctrl + ลูกศร ลง เพื่อเลื่อนลงมาบรรทัดสุดท้าย

6.       ใช้ปุ่ม Page Up หรือ Page Down เพื่อ เลื่อน ขึ้น หรือ ลง ทีละ 1 หน้าจอภาพ

การพิมพ์ข้อมูลลงใน Cell

1.       เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ ที่ต้องการจะป้อนข้อมูล

2.       พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ

3.       กดปุ่ม Enter หรือ ใช้ลูกศร ที่แป้นพิมพ์เพื่อ เลื่อนไปทางขวา หรือ ขึ้น ลง ได้

การลบข้อมูลในเซลล์

1.       เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ ที่ต้องการจะลบ

2.       กดปุ่ม Delete ที่แป้นพิมพ์

การแก้ไขข้อมูล

1.       เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ ที่ต้องการจะแก้ไขข้อมูล

2.       กดปุ่ม F2 ที่แป้นพิมพ์

3.       ทำการแก้ไขข้อมูล (สามารถใช้ลูกศร ซ้าย – ขวา ที่แป้นพิมพ์ในการเลื่อนเคอร์เซอร์ได้)

4.       เสร็จการแก้ไขข้อมูล โดยการกดปุ่ม Enter

การย้ายข้อมูล (Move)

1.       เลื่อนเซลล์ไปยังเซลล์ที่จะย้ายข้อมูล

2.       นำเม้าส์มาแตะที่ขอบของ Cell Pointer เม้าส์จะเปลี่ยนจากรูป บวก ที่เป็นกาชาด มาเป็นลูกศร

3.       กดปุ่มซ้ายของเม้าส์ ค้างไว้ เลื่อน เซลล์ได้เลย

การคัดลอกข้อมูล (Copy)

1.       เลื่อนเซลล์ไปยังเซลล์ที่จะคัดลอกข้อมูล

2.       นำเม้าส์มาแตะที่จุดสี่เหลี่ยมสีดำตรงมุมขวาล่างของ Cell Pointer เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก
สีดำ

3.       กดปุ่มซ้ายของเม้าส์ค้างไว้ แล้วเลื่อนไปยังเซลล์ที่จะคัดลอกไปได้เลย

การปรับความกว้างของคอลัมน์

1.       เลื่อนเม้าส์ไปชี้ที่เส้นแบ่งระหว่างคอลัมน์ (เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสีดำ ซ้าย – ขวา)

2.       กดเม้าส์ค้างไว้ แล้วลากเม้าส์เพื่อปรับความกว้าง หรือจะดับเบิ้ลคลิ๊ก เพื่อให้เครื่องปรับความกว้างอัตโนมัติ

การเขียนสูตรเพื่อทำการคำนวณในเอ็กเซล

1.       คลิ๊กที่เซลล์ที่ต้องการจะคำนวณ

2.       กดเครื่องหมาย เท่ากับ = เพื่อให้เอ็กเซลทราบว่า ช่องนี้ต้องการทำการคำนวณ

3.       พิมพ์สูตรที่ต้องการคำนวณลงไป เช่น พิมพ์ว่า =D3*3% (D3 คือ เซลล์ที่เก็บตัวเลขที่เราจะดึงมาทำการคำนวณ)

4.       เมื่อพิมพ์สูตรเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter เครื่องจะทำการคำนวณคำตอบให้

การคัดลอกสูตร (Copy สูตร)

1.       เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ที่จะคัดลอกสูตร

2.       เลื่อนเม้าส์มาชี้ที่จุดสี่เหลี่ยมสีดำ ด้านล่างขวาของกรอบสีดำ เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย บวก สีดำ

3.       กดปุ่ม ซ้าย ของเม้าส์ ค้างไว้ แล้วเลื่อนเม้าส์ลงมาเรื่อยจนครบทุกช่องที่จะก๊อปปี้

4.       เมื่อปล่อยเม้าส์ เครื่องก็จะทำการคำนวณทุกช่องให้เอง

ถ้าทำการก๊อปปี้แล้วตัวเลขเกิดรางรถไฟขึ้นมา ############## ความหมายคือความกว้างไม่พอ

1.       เลื่อนเม้าส์ไปที่เส้นแบ่งระหว่างคอลัมน์ ที่เราจะปรับด้านบน (เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นรูป ลูกศรสีดำ
ซ้าย – ขวา)

2.       ดับเบิ้ลคลิ๊ก เพื่อปรับความกว้างอัตโนมัติ

การคำนวณหายอดรวม

1.       เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ที่ต้องการจะหายอดรวม

2.       ด้านบน คลิ๊กที่ปุ่ม ซิกม่า (เป็นรูปตัว S )

3.       จากนั้นที่เซลล์ จะมีคำสั่งให้ว่า =SUM(ตามด้วยกลุ่มเซลล์)

4.       กดปุ่ม Enter เครื่องจะคำนวณหาคำตอบให้

การผสานเซลล์ให้เป็นช่องเดียวกัน จะใช้ในกรณีที่ต้องการให้ข้อความจัดกลางระหว่างคอลัมน์ หลาย ๆ คอลัมน์ เช่น ต้องการให้ชื่อบริษัท ในบรรทัดแรกอยู่ตรงกลางระหว่าง คอลัมน์ A ถึงคอลัมน์ F
วิธีการคือ

1.       นำเม้าส์ไปวางที่เซลล์ A1 จากนั้นกดเม้าส์ค้างไว้ ลากมาทางขวาจนถึงคอลัมน์ F1

2.       ด้านบน คลิ๊กที่ปุ่ม a เล็ก (ถ้าเลื่อนเม้าส์ไปวางไว้ จะมีคำว่า ผสานและจัดกึ่งกลาง)

3.       เครื่องจะทำการผสานเซลล์ แล้วนำข้อความมาจัดกลางให้

การให้เครื่องใส่หมายเลขลำดับที่ต่อเนื่องกันไป เช่น ต้องการให้ลำดับที่เป็น 1 , 2 , 3 , 4 , ไปเรื่อย ๆ

1.       คลิ๊กที่เซลล์ที่ต้องการจะเริ่มเลข 1

2.       ใส่เครื่องหมายฟันเดียว ‘ ตรงแป้นพิมพ์อักษร ง ไม่ต้องยกแคร่ พิมพ์เลข 1 แล้วกด Enter

3.       เลข 1 จะชิดด้านซ้าย เลื่อนเซลล์กลับมาที่เลข 1 ทำการก๊อปปี้ (เลื่อนเม้าส์ ชี้ ตรงจุดสี่เหลี่ยม
สีดำตรงมุมล่างขวา เม้าส์จะเปลี่ยนรูปเป็นเครื่องหมาย บวก สีดำ กดเม้าส์ค้างไว้ แล้วลากเม้าส์ลงมาตามต้องการ พอปล่อยเม้าส์ เครื่องจะใส่ตัวเลขเรียงลำดับให้เอง)

การตีตาราง

1.       ลากเม้าส์คลุมเซลล์ที่เราต้องการจะตีตาราง

2.       ด้านบนที่แถบเครื่องมือบรรทัดที่สอง (แถบจัดรูปแบบ) นับจากด้านหลังปุ่มที่ 3 จะเป็นปุ่มเส้นขอบ ให้คลิ๊กที่ปุ่มสามเหลี่ยมเล็ก ๆ หลังปุ่มเส้นขอบ

3.       เครื่องจะมีเส้นขอบให้เลือก ให้เลือกปุ่มที่อยู่ในบรรทัดที่ 3 ปุ่มที่ 2 เครื่องจะมีคำว่า เส้นขอบทั้งหมด

4.       เครื่องจะตีตารางให้ คลิ๊กเม้าส์ที่เซลล์ไหนก็ได้ เพื่อยกเลิกแถบที่เราลากไว้

 

การ Save ข้อมูล จะแบ่งเป็น 2 กรณี

                                ถ้าเป็นการ Save ครั้งแรก หมายถึง เพิ่งพิมพ์งานใหม่

1.       คลิ๊ก เมนู แฟ้ม

2.       ลงมาคลิ๊กที่คำสั่ง บันทึกเป็น (Save As)

3.       จะขึ้นหน้าต่าง Save As จากนั้นในช่องชื่อแฟ้ม เครื่องจะนำเอาบรรทัดแรกที่เราพิมพ์ มาเป็นชื่อแฟ้ม แต่ถ้าเราไม่เอาชื่อแฟ้มนั้นก็ ลบทิ้ง พิมพ์ชื่อแฟ้มที่ต้องการลงไปแล้ว คลิ๊กปุ่ม บันทึก

                                ถ้าเป็นการ Save งานเดิม หมายถึง เรียกขึ้นมาเพื่อแก้ไข แล้วจะ Save ที่เราแก้ไข

1.       คลิ๊ก เมนู แฟ้ม

2.       ลงมาคลิ๊กที่คำสั่ง บันทึก (Save)

3.       ตรงนี้เครื่องจะไม่ขึ้นหน้าต่าง ใด ๆ เลย เครื่องจะทำการ Save ลงที่แฟ้มเดิมที่เราเรียกใช้อยู่ เพราะเครื่องทราบว่าจะ Save ที่แฟ้มใดอยู่แล้ว

การยกเลิกเส้นตารางบางส่วนที่เราตีไปแล้ว

1.       นำเม้าส์มา ลาก ส่วนที่เราจะยกเลิกเส้นตาราง

2.       นำเม้าส์มาวางอยู่ในแถบที่เราลาก

3.       คลิ๊กปุ่มขวาของเม้าส์เพื่อเข้าวิธีลัด

4.       เครื่องจะปรากฏคำสั่งต่าง ๆ ให้เราลงมาคลิ๊กที่คำสั่ง จัดรูปแบบเซลล์

5.       เครื่องจะขึ้นหน้าต่าง จัดรูปแบบเซลล์ ด้านบน ให้คลิ๊กที่หัวข้อ เส้นขอบ

6.       ในช่อง เส้น , ลักษณะ ด้านขวา ให้คลิ๊กที่คำว่า ไม่มี

7.       ด้านซ้ายในช่อง เส้นขอบ ให้คลิ๊กเส้นที่เราต้องการจะเอาออก

8.       ด้านล่างคลิ๊กที่ปุ่ม ตกลง

การเปลี่ยนตัวอักษร ขนาด ลักษณะตัวอักษร สี

1.       นำเม้าส์มาลากยังเซลล์ที่ต้องการจะเปลี่ยน

2.       ด้านบนที่แถบเครื่องมือบรรทัดที่ 2 (แถบจัดรูปแบบ)

3.       ช่องที่ 1 ที่มีคำว่า Cordia New ช่องนี้คือแบบอักษร ถ้าเราจะเปลี่ยนแบบอักษร ให้คลิ๊กที่ปุ่มสามเหลี่ยมสีดำหลังคำว่า Cordia New จากนั้นเลือกตัวอักษรที่เราต้องการ โดยต้องเลือกตัวอักษรที่มีคำว่า New หรือ UPC อยู่หลังแบบอักษร เพราะแบบอักษรนี้จะใช้ได้กับภาษาไทย

4.       ช่องที่ 2 ที่มีตัวเลขเป็น 14 ช่องนี้คือ ขนาดของตัวอักษร ถ้าเราจะเปลี่ยนก็ให้คลิ๊กที่ปุ่ม สามเหลี่ยมสีดำ หลังเลข 14 แล้วเลือกขนาดได้ตามใจชอบ

5.       ช่องที่ 3 จะเป็นตัวอักษร B ถ้าเราคลิ๊กลงไปจะได้ตัวอักษร หนาขึ้น ถ้าไม่เอา ให้คลิ๊กซ้ำลงไป

6.       ช่องที่ 4 จะเป็นตัวอักษร I จะเป็นการทำตัวเอียง

7.       ช่องที่ 5 จะเป็นตัวอักษร U จะเป็นการทำตัวขีดเส้นใต้

8.       ช่องสุดท้าย จะเป็นตัวอักษร A จะเป็นการเลือกสีตัวอักษร ให้คลิ๊กที่ปุ่มสามเหลี่ยมสีดำหลังตัว A จะมีสีต่าง ๆ ให้เลือก ถ้าเราไม่เอาสีนั้นแล้วให้คลิ๊กที่คำว่า อัตโนมัติ

9.       ช่องที่อยู่หน้าปุ่ม A ที่เป็นรูปกระป๋องสี คือการใส่สีพื้น ให้คลิ๊กที่ปุ่มสามเหลี่ยมสีดำหลังกระป๋องสี จะมีสีพื้นต่าง ๆ ให้เลือก แต่ถ้าเราเลือกไปแล้วจะไม่เอาสีพื้น ให้คลิ๊กที่คำว่า ไม่เติม

10.    เมื่อเปลี่ยนเรียบร้อยแล้ว ให้นำเม้าส์คลิ๊กที่เซลล์ไหนก็ได้เพื่อยกเลิกแถบ

การคำนวณหาค่าต่าง ๆ

1.       คลิ๊กที่เซลล์ที่เราจะเก็บคำตอบ

2.       ด้านบนคลิ๊กที่ปุ่ม วางฟังก์ชั่น (อยู่ข้าง ๆ ปุ่มซิกม่าที่เป็นรูป fx)

3.       เครื่องจะขึ้นหน้าต่าง วางฟังก์ชั่น

4.       เลือกคำสั่งที่เราจะทำการคำนวณ

5.       ด้านล่างคลิ๊กปุ่ม ตกลง

6.       เครื่องจะขึ้นหน้าต่างเพื่อให้เราใส่กลุ่มเซลล์ที่เราต้องการจะทำการคำนวณ เช่น ถ้าเราต้องการหาค่าตั้งแต่ เซลล์ D3 ถึง เซลล์ D7 เราต้องพิมพ์ว่า D3:D7  ใช้เครื่องหมายคอลอนคั่น : จากนั้นด้านล่างคลิ๊กปุ่ม ตกลง เครื่องก็จะทำการคำนวณในเซลล์นั้นให้

คำสั่งที่ใช้ในการหาค่าต่าง ๆ

                                ต้องการหาค่าเฉลี่ย                                           ใช้คำสั่ง                   

AVERAGE

                                ต้องการหาค่าสูงสุด                                           ใช้คำสั่ง                   MAX

                                ต้องการหาค่าต่ำสุด                                           ใช้คำสั่ง                   MIN

                                ต้องการให้เครื่องตรวจสอบข้อมูล จริง กับ เท็จ    ใช้คำสั่ง                   IF

                                ต้องการให้เครื่องเปลี่ยนเลขเป็นตัวอักษร            ใช้คำสั่ง                   BAHTTEXT

การสร้างกราฟ (Graph) คือ การนำตัวเลข มาสร้างเป็นกราฟเพื่อสรุปเป็นแผนภูมิ

1.       นำเม้าส์มาลากข้อมูลในแกน X เช่น ลากตั้งแต่เซลล์ B3 ถึง B7

2.       นำเม้าส์มาลากข้อมูลในแกน Y เช่น ลากตั้งแต่เซลล์ D3 ถึง D7 ต้องกดปุ่ม Ctrl + ลากเม้าส์

3.       ด้านบนที่แถบเครื่องมือที่ 1 ให้คลิ๊กปุ่ม ตัวช่วยสร้างแผนภูมิ (ที่เป็นรูปกราฟแท่ง)

4.       เครื่องจะขึ้นหน้าต่าง ตัวช่วยสร้างแผนภูมิ ขั้น ที่ 1 จาก 4 – ชนิดแผนภูมิ

5.       เครื่องจะถามทั้งหมด 4 ขั้นตอน ในขั้นตอนที่ 1 นี้เป็นการให้เราเลือกชนิดของกราฟที่เราต้องการสร้าง โดยด้านซ้าย คือ ชนิดของกราฟ มีทั้งกราฟ คอลัมน์ , กราฟแท่ง , กราฟเส้น , กราฟวงกลม เราก็คลิ๊ก
ชนิดของกราฟที่เราต้องการลงไป ส่วนด้านขวาเป็นการเลือกแบบของกราฟ ว่าเราอยากได้กราฟแบบไหน เราก็คลิ๊กลงไป จากนั้น ด้านล่าง คลิ๊กที่ปุ่ม ถัดไป เพื่อไปสู่ขั้นตอนที่ 2

6.       ในขั้นตอนที่ 2 เครื่องจะสร้างกราฟชนิดที่เราต้องการไว้ ตามที่เราลากข้อมูลแกน X และ Y ซึ่งในหน้าต่างขั้นที่ 2 นี้เราไม่ต้องทำอะไรเลย ให้ลงไปคลิ๊กที่ปุ่ม ถัดไป ด้านล่างได้เลย

7.       ในหน้าต่างขั้นตอนที่ 3 นี้ จะเป็นการใส่สิ่งที่เครื่องไม่ได้ทำมาให้คือ

a.       ด้านบนยังไม่มีคำอธิบายกราฟ วิธีใส่ก็คือ ด้านซ้ายให้คลิ๊กที่ช่อง ชื่อแผนภูมิ จะมีเคอร์เซอร์ เราก็พิมพ์ลงไป เช่น กราฟแสดงเงินเดือน (เมื่อพิมพ์เสร็จนั่งสักพัก เครื่องจะไปใส่ในกราฟด้านขวาให้เราเอง โดยไม่ต้องกดปุ่ม Enter)

b.       ในกราฟแต่ละแท่งเครื่องยังไม่ได้บอกค่าว่าแต่ละแท่งมีค่าเท่าไหร่ วิธีการให้เครื่องแสดงค่าออกมาคือ ด้านบน ให้คลิ๊กที่หัวข้อ ป้ายชื่อข้อมูล และด้านซ้าย คลิ๊กที่ช่อง แสดงค่า

เสร็จแล้วด้านล่าง ให้คลิ๊กที่ปุ่ม ถัดไป เพื่อไปยังขั้นตอนที่ 4 ขั้นตอนสุดท้าย

8.       ในขั้นตอนที่ 4 ให้คลิ๊กที่คำว่า เป็นแผ่นงานใหม่ แล้วคลิ๊กที่ปุ่ม เสร็จสิ้น เครื่องก็จะสร้างกราฟเสร็จเรียบร้อยตามที่เราต้องการ

การตกแต่งกราฟ

1.       ถ้าต้องการเปลี่ยนสีของแท่งกราฟ

a.       คลิ๊กที่แท่งแรกของกราฟ (จะขึ้นจุดสี่เหลี่ยมสีดำ แต่จะขึ้นทุกแท่ง) ให้คลิ๊กที่แท่งแรกของกราฟอีกครั้งนึง (จะขึ้นจุดสี่เหลี่ยมสีดำ ที่แท่งแรกเท่านั้น)

b.       ให้นำเม้าส์วางที่แท่งแรกเหมือนเดิม แล้ว ดับเบิ้ลคลิ๊ก

c.       จะขึ้นหน้าต่าง จัดรูปแบบจุดข้อมูล

d.       คลิ๊กที่ช่องตารางสีที่เราต้องการจะเปลี่ยน

e.       ด้านล่างคลิ๊กที่ปุ่ม ตกลง

f.        จากนั้น ก็เลื่อนเม้าส์ไปวางแท่งที่ 2 แล้วดับเบิ้ลคลิ๊กได้เลย เปลี่ยนสีจนครบ

2.       ถ้าต้องการเปลี่ยนสีที่ด้านหลังของแท่ง

a.       เลื่อนเม้าส์ไปวางที่ด้านหลังของแท่ง (จะมีคำขึ้นมาว่า ผนัง)

b.       ดับเบิ้ลคลิ๊กสองที

c.       จะขึ้นหน้าต่าง จัดรูปแบบจุดข้อมูล ตรงนี้ถ้าเราอยากได้ สีผสมของเครื่องให้คลิ๊กที่ปุ่ม เติมลักษณะพิเศษ จะขึ้นหน้าต่าง การเติมลักษณะพิเศษ ขึ้นมาอีกหน้าต่าง จากนั้น ให้คลิ๊กที่คำว่า สีที่กำหนดไว้ ด้านขวาจะมีช่อง สีที่กำหนดไว้ เพิ่มขึ้นมา ในแถบจะมีคำว่า ก่อนอาทิตย์ตก แล้วด้านล่างจะมีสีตัวอย่างว่า ก่อนอาทิตย์ตก มีแบบไหนบ้าง ถ้ายังไม่ถูกใจ ให้คลิ๊กที่ปุ่ม สามเหลี่ยมด้านหลัง จะมีชื่อสีสำเร็จรูปต่าง ๆ เราก็คลิ๊กไป แล้วด้านล่าง จะแสดงสีของชื่อนั้น ถ้าเราถูกใจ ด้านขวาให้คลิ๊กที่ปุ่ม ตกลง เครื่องจะกลับมาที่หน้าต่าง แรก ให้เราคลิ๊กปุ่ม ตกลงด้านล่างอีกทีเครื่องก็จะใส่สีของผนังที่เราเลือกไว้

d.       ถ้าเราต้องการจะเปลี่ยนสีของฐานของแท่ง ก็ทำเหมือนกัน คือ ให้เม้าส์ชี้ที่ด้านล่างระหว่างแท่ง เครื่องจะขึ้นคำว่า พื้น จากนั้นก็ดับเบิ้ลคลิ๊กทำตามขั้นตอนด้านบนอีกที

3.       ถ้าต้องการเปลี่ยนสีด้านนอกของกราฟ

a.       ให้เลื่อนเม้าส์ไปวางตรงมุมบนขวาภายนอกของกราฟ จะขึ้นคำว่า พื้นที่แผนภูมิ

b.       ดับเบิ้ลคลิ๊กสองที จะขึ้นหน้าต่าง จัดรูปแบบพื้นที่แผนภูมิ

c.       ลงมาคลิ๊กที่ปุ่ม เติมลักษณะพิเศษ จะขึ้นหน้าต่างซ้อนขึ้นมา ชื่อว่า เติมลักษณะพิเศษ

d.       ด้านบน คลิ๊กที่หัวข้อ พื้นผิว เครื่องจะขึ้นพื้นผิวต่าง ๆ ให้เราเลือก เมื่อเลือกเสร็จแล้ว ให้คลิ๊กที่ปุ่ม ตกลงด้านขวามือ เครื่องจะกลับมาที่หน้าต่างแรก ด้านล่างให้คลิ๊กที่ปุ่ม ตกลงอีกที

e.       เครื่องจะกลับมาที่ตัวกราฟ พร้อมทั้งใส่พื้นผิวตามที่เราเลือกไว้

4.       ถ้าเราต้องการเปลี่ยนขนาดตัวอักษร และสีของตัวอักษร

a.       ให้คลิ๊กตรงตัวอักษรที่ต้องการจะเปลี่ยน เครื่องจะขึ้นเป็นกรอบสี่เหลี่ยมขึ้นมา

b.       ด้านบนที่แถบเครื่องมือที่สอง (แถบจัดรูปแบบ) เลือกแบบอักษร ตัวหนา เอียง สีได้เลย

c.       เสร็จแล้ว คลิ๊กข้างนอกของกรอบข้อความ

อ้างอิงโดย http://www.oho888.com/excel.htm

ประเภทของข้อมูล Microsoft Excel

ประเภทของข้อมูล

ประเภทของข้อมูลที่ใช้ใน Microsoft Excel 2007 นั้นมีหลายประเภทขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการใช้

งาน ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ 4 ประเภทคือ

ข้อมูลประเภทตัวอักษร (Text)

เป็นข้อมูลที่มีการแสดงผลอยู่ในรูปของตัวอักษร เช่น ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู่ หรือตัวเลขที่ไม่ถูกนำมาใช้

ทางการคำนวณเช่น หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน, รหัสไปรษณีย์ หรือหมายเลขโทรศัพท์ เป็นต้น โดย

ข้อมูลชนิดตัวอักษรจะมีลักษณะของข้อมูล ดังนี้

 ประกอบด้วยตัวอักษร (ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ) ตัวเลข และอักขระอื่นๆ

 โดยค่าปกติ (Default) ถูกจัดให้ชิดซ้ายของเซลล์

 ไม่สามารถนำมาคำนวณได้

เกร็ดเล็ก เกร็ดน้อย :

ถ้ามีข้อมูลที่เป็นตัวเลข สูตร หรือวันที่ แล้วต้องการเปลี่ยนให้เป็นชนิดตัวอักษรให้ใส่เครื่องหมาย ’

(Single Quote) นำหน้าตัวเลขชุดนั้น จะทำให้สามารถนำมาคำนวณได้

ข้อมูลประเภทตัวเลข (Number)

เป็นข้อมูลที่มีเฉพาะตัวเลข มีสัญลักษณ์พิเศษทางคณิตศาสตร์ หรือการเงินประกอบ ข้อมูลประเภทนี้

สามารถนำมาใช้ในการคำนวณเช่น ราคา, จำนวน หรือคะแนน เป็นต้น โดยจะมีลักษณะของข้อมูล ดังนี้

 ด้วยตัวเลข 0 – 9 หรือมีสัญลักษณ์พิเศษ เช่น + - * / ( ) , $ . E เป็นส่วนประกอบ

 โดยค่าปกติ (Default) ถูกจัดให้ชิดขวาของเซลล์

 โปรแกรมไม่สนใจเครื่องหมาย + และตัวเลข 0 ที่อยู่หน้าสุดของชุดตัวเลข

 ตัวเลขที่ติดค่าลบต้องพิมพ์เครื่องหมาย – ไว้หน้าตัวเลขนั้นหรือมีวงเล็บประกอบ

ถ้าตัวเลขที่มีเครื่องหมาย % ต่อท้าย ค่าจริงของตัวเลขจะถูกหารด้วย 100 แต่บนจอภาพจะแสดงค่า

เหมือนตัวเลขที่พิมพ์เข้าไป

 สามารถพิมพ์ข้อมูลในรูปของ Exponential เช่น 2.5E+04 เท่า 2.5 X 104

เครื่องหมายจุด (.) ถือว่าเป็นตัวเลขทศนิยม

ข้อมูลประเภทวันที่ (Date)

เป็นข้อมูลที่ลักษณะเป็นวันที่ โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบวันที่สากล คือ ปีคริสตศักราชเสมอ ดังนั้น

การใส่ข้อมูลประเภทนี้ให้เป็นปีพุทธศักราช จำเป็นต้องใส่รูปแบบของปีอย่างสมบูรณ์ ดังตัวอย่าง 03/04/2519

จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ปี 2519 หากใส่ข้อมูล 03/04/19 จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ปี

1919 แทน

13

ข้อมูลประเภทเวลา (Time)

เป็นข้อมูลที่ลักษณะเป็นเวลา โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบของ ชั่วโมง : คั่นด้วยเครื่องหมาย :

(Colon) ตามด้วยนาที คั่นด้วยเครื่องหมาย : และวินาทีตามลำดับ แต่หากเมื่อดูที่แถบสูตรจะเห็นเป็นเวลาใน

รูปแบบที่แสดง AM และ PM

การจัดการ Worksheet

Microsoft Office Excel 2007 นั้นเมื่อสร้าง Workbook ใหม่ขึ้นมาจะมีจำนวน Worksheet ให้ใช้งาน

จำนวน 3 Worksheet ซึ่งจำนวน Worksheet ที่ใช้งานในแต่ละงานนั้นอาจมีความจำเป็นไม่เท่ากัน งานบางงาน

มีความจำเป็นต้องใช้ Worksheet เป็นจำนวนมาก งานบางงานมีความจำเป็นต้องใช้ Worksheet น้อย ดังนั้น

เพื่อการจัดการ Worksheet ให้ตรงกับความต้องการมากที่สุด เราควรออกแบบ Workbook ให้มีจำนวน

Worksheet ที่เหมาะสมเพียงพอต่อการใช้งาน

การเพิ่ม Worksheet (Insert)

การเพิ่ม Worksheet สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

 คลิกแท็บ Insert Worksheet ที่ Sheet Tab สุดท้าย

 หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ตำแหน่งที่ต้องการเพิ่ม Worksheet

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Insert

4. เลือก Worksheet

5. กดปุ่ม OK

การลบ Worksheet (Delete)

การลบ Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการลบ

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Delete

เกร็ดเล็ก เกร็ดน้อย :

สามารถลบ Worksheet พร้อมกันได้ Worksheet เพียงเลือกกลุ่มของ Worksheet ที่ต้องการโดยกด

ปุ่ม Shift หรือ ปุ่ม Ctrl

การเปลี่ยนชื่อ Worksheet (Rename)

การเปลี่ยนชื่อ Worksheet สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

 ดับเบิลคลิก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ

 หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ

14

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Rename

การเปลี่ยนสี Worksheet

การที่เรากำหนดสีให้ Worksheet สามารถทำให้เราเลือก และค้นหา Worksheet ได้รวดเร็วขึ้นซึ่งการ

เปลี่ยนสี Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

 ดับเบิลคลิก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนสี

 หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนสี

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Tab Color

4. เลือกสีที่ต้องการ

การย้าย หรือคัดลอก Worksheet (Move or Copy)

เราสามารถจัดเรียงลำดับของ Worksheet ใหม่ได้ตามต้องการซึ่งการย้าย หรือคัดลอก Worksheet

สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

 เลือก Sheet Tab ที่ต้องการ คลิกเมาท์ค้างไว้ และย้ายไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

 หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการย้าย

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Move or Copy

4. เลือกตำแหน่งที่ต้องการ (หากต้องการคัดลอก Worksheet ให้เลือกเครื่องหมายถูกที่หน้า

Create a copy)

การซ่อน Worksheet (Hide)

การซ่อน Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการซ่อน

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Hide

การยกเลิกการซ่อน Worksheet (Unhide)

การยกเลิกการซ่อน Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกเมาท์ขวาที่ Sheet Tab ที่ใดๆ

2. เลือก Unhide

3. เลือก Worksheet ที่ต้องการยกเลิกการซ่อน

 

การแบ่ง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอน (Split)

งานบางประเภทนั้นมีข้อมูลอยู่ใน Worksheet จำนวนมาก บางครั้งมีความจำเป็นต้องแสดงผลข้อมูล

ของแถว หรือคอลัมน์ที่ห่างกันมากให้แสดงผลภายในหน้าเดียวกันซึ่งเราสามารถทำได้โดยการแบ่ง Worksheet

ในแนวตั้ง หรือแนวนอน การแบ่ง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอนสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือกแถว หรือคอลัมน์ที่ต้องการแบ่งหน้าจอ

2. เลือกแท็บ View

3. เลือกเครื่องมือ Split

4. หากต้องการยกเลิกการแบ่ง Worksheet ให้ดับเบิลคลิกที่เส้นแบ่ง Worksheet

การตรึง Worksheet (Freeze Panes)

การตรึง Worksheet ทำเพื่อตรึงแถว หรือคอลัมน์ให้แสดงผลคงที่เพื่อง่ายต่อการทำงานกับข้อมูล

จำนวนมาก คล้ายกับการแบ่ง Worksheet ซึ่งสามารถทำได้ 3 แบบคือ

 Freeze Panes : คือ การตรึงแนวแถวบน และคอลัมน์ทางซ้ายมือของเซลที่เลือกไว้

 Freeze Top Row : คือ การตรึงแถวบนสุด แถวที่ 1 ของ Worksheet

 Freeze Fisrt Column : คือ การตรึงคอลัมน์แรก หรือคอลัมน์ A ของ Worksheet

การยกเลิกการตรึง Worksheet (Unfreezes Panes)

การยกเลิกการตรึง Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือกแท็บ View

2. เลือกเครื่องมือ Freeze Panes

3. เลือก Unfreeze Panes

  อ้างอิงโดย http://tulip.bu.ac.th/~kittiwat.p/images/stories/excel.pdf

การใช้ Microsoft Excel

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น Spread Sheet
ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์
ในแต่ละช่องตาราง หรือ Cell จะบรรจุข้อมูลต่าง ๆ เราพิมพ์ข้อมูลลงในช่องตาราง แต่ละช่องl เช่นพิมพ์ข้อความ พิมพ์ตัวเลข เป็นต้น เมื่อเวลาจะอ้างอิงถึงข้อมูล เราก็อ้างอิงถึง ช่องตาราง โดยการระบุ คอลัมน์และแถว เช่น B4 หมายถึงช่องตารางที่ตรงกับ คอลัมน์ B และ แถวที่ 4 ดังภาพ

หน้าจอของ MS Excel 2010

หน้าจอของ Excel 2010 มีส่วนประกอบหลักที่ควรรู้จัก ดังนี้
ส่วนบนของหน้าจอคือแถบริบบิ้น ซึ่งประกอบไปด้วย แท็บต่าง ๆ โดยปกติจะมี จำนวน 7 แท็บ ได้แก่ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง และในแต่ละแท็บ จะประกอบไปด้วยกลุ่มต่าง ๆ ซึ่งจะมีคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกัน รวมอยู่ในกลุ่มเดียวกัน ดังภาพ

• แฟ้ม แท็บแฟ้ม เป็นแท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนริบบิ้นเพราะใช้จัดการเกี่ยวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เช่น การเปิด-ปิดไฟล์ การสร้างไฟล์ใหม่ การบันทึกไฟล์ ตลอดจนการตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ เป็นต้น
• หน้าแรก เป็นแท็บที่รวมลักษณะการใช้งานทั่ว ๆ ไป เช่น การคัดลอก การวาง การกำหนดตัวอักษร การจัดรูปแบบ การกรองข้อมูล ตลอดจนการค้นหาข้อมูล เป็นต้น
• แทรก เป็นแท็บสำหรับแทรก ตาราง ภาพ รูปร่างอัตโนมัติ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ การเชื่อมโยง เป็นต้น
• เค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บสำหรับการตั้งค่ากระดาษเพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตั้งระยะขอบกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษ พิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น
• สูตร ใช้แท็บนี้เมื่อต้องการคำนวณค่าต่าง ๆ เช่น การรวม การเรียกใช้สูตรของ Excel เป็นต้น
• ข้อมูล แท็บนี้ใช้สาหรับการรับข้อมูลจากภายนอกเพื่อมาวิเคราะห์ใน Excel เช่น นาข้อมูลจาก ฐานข้อมูล Access เป็นต้น นอกจากนี้ ยังใช้สำหรับการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ๆ เช่น การเรียงข้อมูล การกรองข้อมูล การจัดกลุ่มข้อมูล เป็นต้น
• ตรวจทาน เป็นแท็บหรับการตรวจตัวสะกดการันต์ ตลอดจนการจัดการเกี่ยวกับแผ่นงาน เช่น การป้องกันการแก้ไขข้อมูลบนแผ่นงาน เป็นต้น
• มุมมอง เป็นแท็บสำหรับแสดงแผ่นงานในมุมมองต่าง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน้า กำหนดให้มีหรือไม่มีเส้นตาราง ย่อ/ขยาย ตลอดจนการแบ่งหน้าจอออกเป็นส่วน ๆ เป็นต้น

การป้อนข้อมูลลงเซลล์

ข้อมูลในเซลล์ มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สำหรับข้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ ดังนั้น ถ้าต้องการนำตัวเลขไปคำนวณ ต้องพิมพ์ตัวเลขนั้น ๆ ในเซลล์ของตัวเอง และอ้างถึงในการคำนวณ
การป้อนข้อมูลลงใน Cell ทำได้ ดังนี้

1. นำเคอร์เซอร์ไปที่ cell A1 แล้วคลิก 1 ครั้ง
2. พิมพ์คำว่า วราวรรณ ในช่อง A1
3. ถ้าพิมพ์ผิด ให้กดปุ่ม Backspace เพื่อลบทีละตัวอักษร และพิมพ์ใหม่
4. พิมพ์เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านลองพิมพ์ข้อความลงในแผ่นงาน Excel ข้างล่างนี้

การลบข้อมูล

การลบข้อมูลจะทำให้ข้อมูลนั้นหายไป และข้อมูลที่อยู่ในเซลล์อื่นมาแทนที่ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

1. พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้
2. คลิกเลือก เซลล์ A2

3. บนแถบไปที่แท็บหน้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ลบ ดังภาพ
4. ข้อมูลจะปรากฏ ดังนี้
5. จะเห็นว่า ชื่อสมศักดิ์หายไป และข้อมูลเลื่อนขึ้นมาแทนที่ (ถ้าสังเกตให้ดี จะเห็นว่า ข้อมูลเกิดการผิดพลาด ข้อมูลเดิม วิศนุ อายุ 30 เมื่อลบสมศักดิ์ออกไป ทำให้ข้อมูลเลื่อนในเซลล์ข้างล่างขึ้นมาแทนที่)

การล้างข้อมูล

1. พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้
2. คลิกเลือก เซลล์ A2
3. บนแถบไปที่แท็บหน้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ล้าง ดังภาพ
4. คลิกล้างทั้งหมด จะได้ผลดังนี้

การคัดลอกและการวางข้อมูล

1. พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ตามตำแหน่งดังภาพ
2. ใช้เมาส์ลากตั้งแต่ A1 ถึง D4 (A1:D4) เพื่อกำหนดบริเวณที่ต้องการคัดลอก (หรือ คลิกเมาส์ภายในบริเวณข้อมูล แล้วกด Ctrl + * ก็ได้)
3. ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคำสั่ง คัดลอก
4. จะเกิดเส้นประ เหมือนมดเดินรอบ ๆ บริเวณที่เลือก
5. นำเมาส์ไปวางบริเวณที่ต้องการวางส่วนที่คัดลอกนี้ เช่น B6
6. แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคำสั่ง วาง
7. ข้อความที่คัดลอกจะมาปรากฏ ดังภาพ
8. สังเกตุดูที่มุมล่างด้านขวา จะเห็นมีปุ่มทางลัด (Shortcut) ให้คลิกที่ลูกศร หรือกดปุ่ม Ctrl
9. จะเกิดตัวเลือกในการวางอีกหลายลักษณะ ดังนี้
   • วาง เป็นการวางแบบปกติ ถ้าข้อมูลที่คัดลอกเป็นสูตรจะคัดลอกสูตรและมีการปรับปรุงการอ้างอิงตามลักษณะของสูตรนั้น นอกจากนั้นยังมีตัวเลือกอื่นเช่น วางโดยไม่มีเส้นตาราง หรือวางแบบสลับแถวและคอลัมน์ เป็นต้น
   • วางค่า เป็นการคัดลอกและวางสิ่งที่เห็นปรากฏในเซลล์นั้น ๆ ถ้าเซลล์นั้นมีสูตร Excel จะตัดสูตรออกไป เหมือนการพิมพ์ป้อนข้อความตามปกติ
   • ตัวเลือกการวางอื่น ๆ สามารถวางแบบเชื่อมโยง หรือ วางเป็นภาพ เพื่อนำไปใช้เป็นกราฟิกประกอบโปรแกรมอื่น หรือเพื่อการนำเสนองาน เป็นต้น

การย้ายข้อมูล

การย้ายข้อมูล ในกรณีที่จะย้ายข้อมูล ให้ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการย้ายเสียก่อน จากนั้น จึงใช้เมาส์คลิกที่ขอบ แล้วลากไปยังตำแน่งที่ต้องการ

ตัวอย่าง ที่เซลล์ B2 ถึง B5 (B2:B5) มีชื่อ 4 ชื่อ ต้องการย้ายข้อมูลนี้ ไปยังตำแหน่ง C2 ถึง C5 ทำได้ดังนี้

1. เลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการย้าย โดยใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B2 คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง B5 แล้วปล่อยเมาส์
2. นำเคอร์เซอร์ไปวางที่เส้นขอบ จะเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปเป็นลูกศร สี่ทิศทาง แสดงว่าเคลื่อนย้ายได้
3. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปที่ตำแหน่งที่ต้องการย้าย ในที่นี้คือ คอลัมน์ C ขอให้สังเกต กรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งจะเป็นบริเวณที่ข้อมูลที่ถูกย้ายจะมาปรากฎ
4. ปล่อยเมาส์ ข้อมูลจะถูกย้ายตามที่ต้องการ

การปรับความกว้างของคอลัมน์

การปรับความกว้างคอลัมน์เดียว

ในการทำงานกับ Excel มักจะมีการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ เช่น แบบฟอร์ม ตารางต่าง ๆ เป็นต้น

1. ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว ดังภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ
2. ถ้าในกรณีที่ข้อมูลตัวเลขในช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่หัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดับเบิ้ลคลิกที่หัวของคอลัมน์ ก็ได้
3. ถ้าต้องการให้ขยายความกว้างของเซลล์ให้ครอบคลุมความยาวของข้อมูลในทุกเซลล์ของคอลัมน์นั้น ๆ ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่บริเวณหัวของคอลัมน์และเมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว ให้ดับเบิ้ลคลิก ดังภาพ
4. จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่ครอบคลุมความยาวของข้อมูลที่มีในคอลัมน์นั้น เช่น

การปรับความกว้างหลายคอลัมน์

ในการจัดทำแบบฟอร์มตาราง มักจะต้องมีการจัดความกว้างของคอลัมน์หลายคอลัมน์ให้เท่า ๆ กัน เช่น ตารางปฏิบัติงานล่วงเวลา ตารางคะแนนนักเรียน เป็นต้น การจัดความกว้างของคอลัมน์หลาย ๆ คอลัมน์ มีดังนี้

1. เลือกคอลัมน์ที่ต้องการทำให้ความกว้างเท่ากัน โดยคลิกและลากบริเวณหัวคอลัมน์
2. ปรับความกว้างของคอลัมน์ ดังภาพ
3. เมื่อปล่อยเมาส์จะได้คอลัมน์ที่เท่ากันตามที่เลือก

การปรับความสูงของแถว

การปรับความสูงของแถว ทำเช่นเดียวกับการปรับความกว้างของคอลัมน์ คือนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่หัวแถว และลากเพื่อกำหนดความสูง ดังภาพ

อ้างอิงโดย

โดย นฤมล อันตะริกานนท์

http://www.crnfe.ac.th/excel2010/ch01/ch01.htm